Dokumenty z przeglądu PPOŻ - protokół, etykieta i pozostałe
Z jednego przeglądu urządzeń przeciwpożarowych może powstać kilka dokumentów: protokół, etykieta kontrolna, protokół próby ciśnieniowej, protokół wycofania czy skierowanie do serwisu. Zestawiamy, kiedy każdy z nich powstaje, co musi zawierać i jak długo go przechowywać.
Przepisy nakazują wykonywanie przeglądów (§ 3 rozporządzenia MSWiA z 7.06.2010), ale nie określają wzoru żadnego dokumentu. Liczy się treść: dokumentacja musi pozwalać wykazać, że przegląd odbył się w terminie, kto go wykonał i z jakim wynikiem. Poniższe zestawienie odpowiada praktyce serwisowej oraz wytycznym CNBOP-PIB i normom, do których odsyła rozporządzenie.
Jakie dokumenty powstają przy przeglądzie
| Dokument | Kiedy powstaje | Co potwierdza |
|---|---|---|
| Protokół z przeglądu i konserwacji | po każdym przeglądzie - zawsze | wykaz urządzeń, wykonane czynności, wynik (sprawne / wymaga działań), datę, dane konserwatora i firmy serwisowej, termin następnego przeglądu |
| Etykieta kontrolna (kontrolka) | po każdej konserwacji, na każdym serwisowanym urządzeniu | datę przeglądu, termin następnego, konserwatora - widoczny na urządzeniu skrót protokołu |
| Protokół próby ciśnieniowej | węże hydrantowe co 5 lat; zbiorniki gaśnic wg dozoru technicznego | parametry próby, wynik, datę następnego badania |
| Skierowanie / zlecenie do serwisu (w tym UDT) | gdy urządzenie wymaga naprawy warsztatowej lub badania dozorowego | przekazanie urządzenia, zakres zleconych czynności |
| Protokół wycofania z eksploatacji | gdy urządzenie nie nadaje się do dalszego użytkowania | przyczynę wycofania i sposób zagospodarowania (np. utylizację) |
| Protokół wymiany urządzenia | gdy w miejsce wycofanego stanęło nowe | powiązanie starego i nowego urządzenia w ewidencji |
| Protokół przekazania | gdy urządzenie wraca z serwisu lub zmienia lokalizację | stan urządzenia w chwili przekazania |
Co musi zawierać protokół
- Dane obiektu i właściciela/zarządcy oraz dane firmy serwisowej (z NIP).
- Wykaz urządzeń: typ, numer fabryczny lub ewidencyjny, lokalizacja, rok produkcji.
- Zakres wykonanych czynności i ich wynik dla każdego urządzenia.
- Datę wykonania i termin następnego przeglądu.
- Imię, nazwisko i numer uprawnień (autoryzacji) konserwatora oraz podpis.
- Zalecenia - co wymaga naprawy, remontu lub wymiany.
Jak długo przechowywać
Przepisy przeciwpożarowe nie wyznaczają wprost okresu przechowywania protokołów. W praktyce bezpieczne minimum to: protokół bieżący i poprzedni - zawsze dostępne na żądanie kontroli, a pełna historia urządzenia - przez cały okres jego użytkowania. Dokumentacja dozoru technicznego (UDT) towarzyszy urządzeniu ciśnieniowemu przez cały czas jego eksploatacji.
Najczęstsze pytania
Czy protokół z przeglądu gaśnic musi mieć urzędowy wzór?
Nie. Żaden przepis nie określa wzoru protokołu - rozstrzyga treść. Protokół musi pozwalać ustalić, jakie urządzenia sprawdzono, kiedy, z jakim wynikiem, kto wykonał czynności i kiedy przypada następny przegląd.
Jak długo przechowywać protokoły z przeglądów PPOŻ?
Przepisy nie wyznaczają wprost terminu. Dobra praktyka: protokół bieżący i poprzedni zawsze pod ręką, a pełna historia przez cały okres użytkowania urządzenia. Dokumentacja UDT towarzyszy urządzeniu ciśnieniowemu przez całą eksploatację.
Czy etykieta na gaśnicy zastępuje protokół?
Nie - etykieta kontrolna jest oznaczeniem urządzenia, a dokumentem potwierdzającym przegląd jest protokół. Podczas kontroli PSP rozstrzyga dokumentacja.
Szukasz narzędzia, które prowadzi te przeglądy za Ciebie?
Oprogramowanie dla konserwatorów PPOŻ — Gaśnica·Control →Skan QR, checklist zgodny z PN-EN 3-7, protokół PDF w 30 sekund, podpis klienta, faktura KSeF i portal klienta. Stały abonament 50 zł / użytkownik / miesiąc. Okres próbny bez karty.